Conheça todas as funções da Comissão de Representantes

Introdução

A Comissão de Representantes é um dos aspectos mais importantes de uma incorporação. Esse grupo de adquirentes tem diversas obrigações e direitos no decorrer de uma obra, especialmente em momentos específicos, como em casos de paralisações e falência do incorporador, em que assume ainda mais responsabilidades. Por isso, é preciso saber tudo sobre essa entidade poderosa e importante.

O que é a comissão de representantes?

Tanto a função básica como a definição da Comissão de Representantes são bem simples de entender. Como o próprio nome indica, trata-se de um grupo de pessoas, dentre os adquirentes de uma incorporação ou edifício, eleito para representar todos os adquirentes e fazer o acompanhamento de diversos aspectos durante o processo da obra.

Essa comissão estará presente desde o início da incorporação até o estabelecimento do condomínio, ou seja, até o momento em que as unidades forem entregues.
Porém, existem diversas sutilezas nas suas obrigações e a Comissão pode até mesmo assumir a responsabilidade sobre a construção, a entrega e a venda das unidades, mediante algumas condições específicas que ficarão claras mais adiante. Além de fazer a fiscalização do emprego dos recursos usados pelo incorporador.

É uma entidade com bastante poder e responsabilidade, por isso não é algo que deva ser decidido de forma leviana.

Em relação à sua formação, normalmente é composta por 3 pessoas, que são eleitas pelos adquirentes em assembleia geral. É preciso ter bastante cuidado nessa escolha, já que é uma tarefa de imensa responsabilidade, e pode até mesmo, exigir uma boa dose de trabalho.

Isso porque, a Comissão fica encarregada de funções extremamente importantes durante a construção, até mesmo de caráter gerencial e administrativo, em casos de falência ou insolvência do incorporador.

Quando isto acontece, é esse grupo que fica encarregado de vender as unidades do incorporador que ainda não foram vendidas. O mesmo se aplica em relação a compradores que se tornaram inadimplentes.

Para exercer todas essas funções não é preciso que haja nenhum documento oficial explicitando o seu mandato. É necessário apenas comprovar a sua existência, o que pode ser feito através da Ata de Eleição, e esta, deve ser registrada no Cartório de Títulos e Documentos.

Fica bem evidente, por conta das suas funções, a enorme importância da Comissão de Representantes. Seu objetivo principal é garantir a defesa dos adquirentes de modo geral, mas a sua importância é ainda mais destacada, por exemplo, em regimes de incorporação contratados com patrimônio reservado como de afetação, já que a defesa do patrimônio de afetação cabe a Comissão de Representantes.

É um papel extremamente importante, por isso, é fundamental conhecê-la em detalhes.

A natureza jurídica

A comissão de representantes tem uma natureza jurídica bem diversa, principalmente por conta do grande leque de funções que exerce. A entidade pode atuar em funções de fiscalização da obra em um trabalho junto ao incorporador, mas pode também ter obrigações de tomada de decisão, especialmente em casos de dissolvência da incorporação.

Nesse caso, a entidade passa a possuir uma natureza mandatária, já que ficará encarregada de assumir o prosseguimento da construção, inclusive com o poder de assinar contratos de venda de unidades.

Também pode assumir uma natureza administradora, em casos de falência ou insolvência do incorporador, ou até mesmo por atrasos e paralisações na obra, assumindo então o controle administrativo da construção. Isso inclui funções como providenciar a averbação da construção e fazer a abertura de matrícula de unidades aliadas a frações ideais do terreno.

Também, por fim, fica clara a natureza fiscalizadora da Comissão, já que uma de suas maiores responsabilidades é analisar o andamento da obra, em especial, a documentação contábil da mesma, a qual tem total acesso.

Fica clara a natureza variável da Comissão de Representantes em relação a sua grande quantidade de funções.

As funções básicas da Comissão de Representantes

As funções da Comissão são bem variáveis e extensas, sendo resumidas em “tudo o que interessar ao bom andamento da incorporação”, de acordo com o texto da própria Lei. Porém, certas atribuições merecem destaque, algumas já tendo até sido mencionadas brevemente, e uma explicação mais detalhada. As funções mais básicas são:

  1. Representar os adquirentes de uma incorporação, especialmente no que diz respeito à preservação do Patrimônio de Afetação, e para garantir o uso deste apenas para as obras.
  2. Acompanhar e fiscalizar o andamento da obra, e o trabalho tanto do incorporador como do construtor. Nesse caso, a Comissão presta especial atenção na obediência ao projeto e suas especificações.
  3. Assumir a administração completa da incorporação, caso seja decretada falência ou insolvência do incorporador, e caso também haja uma paralisação ou atraso nas obras sem justificativa.
  4. Providenciar venda de unidades de adquirentes que estejam com pelo menos 3 prestações atrasadas, uma vez que seja dado um período de 10 dias, com notificação para o ajuste das contas. A Comissão também é encarregada de vender unidades que ainda se encontrem em nome do incorporador, como forma de quitar possíveis dívidas. A venda é feita em leilão público.
  5. Cabe à Comissão fazer a cobrança de prestações a adquirentes que estejam em mora.
  6. Fazer uma conferência financeira do andamento da obra. Para isso, a comissão fiscaliza os ajustes de preços e prestações em relação aos valores estabelecidos no contrato, para entender se discrepâncias, caso existam, sejam aceitáveis.
  7. Cabe à Comissão, a cada seis meses, realizar a conferência e estimativa de preços totais das unidades, trabalhando junto com o construtor, e informar esses valores aos adquirentes.
  8. Fiscalizar também as aplicações dos recursos financeiros na obra e sua arrecadação. Para isso, a comissão avalia os contratos de administração e acompanha como a verba está sendo empregada, de modo a garantir que não haja mau uso da mesma e que o dinheiro está sendo usado apenas para as obras.
  9. A comissão também fica encarregada de fazer certas modificações de acordo com solicitações dos adquirentes. Neste caso, cabe à entidade garantir que as modificações não irão prejudicar outros titulares, que os preços irão ser acertados de forma justa e que o projeto geral do edifício não será afetado.

Essas são apenas algumas das principais atribuições da comissão de representantes. Por conta dessa enorme gama de responsabilidades, é necessário escolher e controlar os membros com bastante cuidado.

Os membros da comissão de representantes

A comissão de representantes possui um mínimo de 3 componentes, que são eleitos em uma assembleia geral. Porém, caso a incorporação seja composta por 3 unidades, ou menos, todos os membros obrigatoriamente irão fazer parte da comissão.
Enquanto a assembleia, por meio de eleição por maioria absoluta, pode eleger os representantes, ela também pode fazer alterações na Comissão, se julgar necessário, através do afastamento de seus membros e da nomeação de outros para ocupar os cargos, caso haja motivos suficientes para isso.

Vale ressaltar que a assembleia é a entidade com a hierarquia mais alta, por isso, suas decisões devem ser acatadas por todos, de maneira completa e imediata, exceto em casos em que os atos ofendam os direitos de qualquer um dos envolvidos.

Sendo assim, cabe também a assembleia, por meio de votação por maioria absoluta, revogar qualquer decisão tomada pela Comissão.

Porém, para deixar claro previamente qual é a extensão de poder da Comissão, é feito um contrato que explicita a duração do seu mandado e a extensão de seus poderes. Contudo, a lei indica que não existe um limite para a duração da comissão.

Isso faz com que, na prática, seja estabelecido um prazo fixo, com a possibilidade para reeleição ou renovação automática caso a assembleia e os representantes não abordem o assunto.

Esse procedimento se mantém até que a obra seja concluída e o síndico seja eleito. Existem, porém, dois casos especiais.

Primeiramente, se houver uma transferência de bens de um membro da comissão, a responsabilidade passa automaticamente para o novo adquirente, a não ser que haja uma recusa explícita. Já em caso de morte, não existe transferência automática, visto que é necessário verificar a transmissão do acervo hereditário.

Nesses casos, ou quando o exercício da função é inconveniente por algum motivo, será eleita outra pessoa para assumir a função.

Por fim, é importante ressaltar que é possível, e até mesmo recomendado, que a comissão tenha apoio de profissionais dos ramos específicos, como advogados, engenheiros, contadores e qualquer outra função cabível. Esse suporte irá dar o apoio técnico e teórico para os representes poderem fazer todas as funções acima com mais tranquilidade, especialmente em casos de funções mais específicas.

A responsabilidade da Comissão de Representantes sobre o patrimônio de afetação

Com um panorama mais básico do que é a Comissão de Representantes e das suas funções primordiais, é hora de avaliar alguns aspectos mais específicos. Já foi dito sobre a sua responsabilidade em relação ao Patrimônio de Afetação, mas como isso é feito?

Como ficou claro acima, não recai à Comissão a responsabilidade no que diz respeito à qualidade da obra, o prazo de entrega da mesma e de obrigações mais relacionadas ao incorporador ou a construtora. Suas funções são, a princípio, fazer a fiscalização geral dessas atribuições com foco maior no patrimônio de afetação.

Esse patrimônio é constituído por uma segregação nos bens do incorporador, para uma atividade específica. Seu objetivo é garantir a continuidade da obra e a entrega das unidades mesmo em casos de insolvência ou falência dos responsáveis por ela.

Por isso, para garantir a preservação deste patrimônio, a comissão tem total acesso a todas as informações referentes a obra, seja de caráter empresarial, tributário, econômico, patrimonial e contábil. Existe, é claro, uma enorme responsabilidade sobre essas informações, que ficam em sigilo e impossibilitadas de qualquer comunicação a terceiros, e não podendo ser usadas para qualquer outro fim além da fiscalização da obra.

Inclusive o texto da Lei deixa bem claro que “A pessoa que, em decorrência do exercício da fiscalização de que trata o caput deste artigo, obtiver acesso às informações comerciais, tributárias e de qualquer outra natureza referentes ao patrimônio afetado responderá pela falta de zelo, dedicação e sigilo destas informações.”

Existem casos em que a própria financiadora da obra se encarrega de fazer essa fiscalização através, por exemplo, de nomeação fiscal. Então, a pessoa física ou jurídica nomeada irá repassar para a Comissão todos os dados colhidos sobre a obra, através do envio de dados e relatórios, sempre que os representantes solicitaram.

Isso, evidentemente, não constitui quebra de sigilo, já que a Comissão é uma parte interessada tanto nas obras, como na sua fiscalização. Ambos têm a mesma função, a fiscalização da obra, por isso é lógico que ambos tenham acesso livre aos dados.

Além da Comissão, o próprio incorporador tem obrigações em relação ao patrimônio afetado, de modo a garantir que este esteja bem conservado e administrado. Para isso, ele precisa ter uma relação estreita com os representantes, apresentando a cada 3 meses, uma prestação de contas detalhadas.

Para isso, ele tem uma lista própria de obrigações, segundo a citação direta da Lei:

  1. promover todos os atos necessários à boa administração e à preservação do patrimônio de afetação, inclusive mediante adoção de medidas judiciais;
  2. manter apartados os bens e direitos objetos de cada incorporação;
  3. diligenciar a captação dos recursos necessários à incorporação e aplicá-los na forma prevista nesta Lei, cuidando de preservar os recursos necessários à conclusão da obra;
  4. entregar à Comissão de Representantes, no mínimo a cada três meses, demonstrativo do estado da obra e de sua correspondência com o prazo pactuado ou com os recursos financeiros que integrem o patrimônio de afetação recebidos no período, firmados por profissionais habilitados, ressalvadas eventuais modificações sugeridas pelo incorporador e aprovadas pela Comissão de Representantes;
  5. manter e movimentar os recursos financeiros do patrimônio de afetação em conta de depósito aberta especificamente para tal fim;
  6. entregar à Comissão de Representantes balancetes coincidentes com o trimestre civil, relativos a cada patrimônio de afetação;
  7. assegurar à pessoa nomeada nos termos do art. 31-C o livre acesso à obra, bem como aos livros, contratos, movimentação da conta de depósito exclusiva referida no inc. V deste artigo e quaisquer outros documentos relativos ao patrimônio de afetação;
  8. manter escrituração contábil completa, ainda que esteja desobrigado pela legislação tributária.

Com esse trabalho em conjunto, tanto o incorporador como a Comissão de Representantes podem garantir que a incorporação tenha sucesso, e que todos os envolvidos estejam protegidos.

A comissão de representantes assumindo a administração da incorporação

Outro aspecto muito importante da Comissão de Representantes, também já mencionado, é no momento em que esta assume a administração da incorporação em caso de insolvência ou falência. Esse momento também é bastante delicado, já que existem certas atribuições específicas que a Comissão precisa considerar.

Isso porque ela se torna responsável por guiar os adquirentes a conclusão das obras. Ela faz isso através das seguintes medidas, que também são seus poderes:

  1. Poder de firmar contrato definitivo com os adquirentes, uma vez que estes tenham cumprido suas obrigações. Dentre esses documentos constam contratos de compra e venda, e de promessa de compra e venda, além de um contrato de construção que visa determinar mais especificamente a obra em si.
  2. Outorgar a escritura de imóveis, uma vez que os adquirentes cumpram suas obrigações.
  3. Poder de transmitir direito, domínio, posse e ação. A Comissão tem os poderes de estabelecer responsabilidade pela evicção e de imitir os adquirentes na posse das unidades.
  4. Poder de liquidação do patrimônio nos casos de insolvência ou falência, e ainda, em paralisação e atraso nas obras. Pode também ser feita uma transferência da obra no estado em que se encontra para outra parte interessada independente. Seja qual for a decisão da Comissão, a liquidez tem como objetivo usar esse recurso para cumprir qualquer obrigação pendente.
  5. Poder de venda de unidades imobiliárias remanescentes do empreendimento. Essa venda pode ter diversos objetivos: – Pagar despesas relacionadas a obrigações trabalhistas, previdenciárias ou tributárias; Reembolsar adquirentes sobre quantias investidas no pagamento de obrigações referentes a essas despesas; Amortizar parcelas do financiamento da construção; Reembolsar os adquirentes por despesas investidas na execução geral da obra; Pagar o proprietário do terreno, se isso for necessário.
  6. Poder para assumir a administração do empreendimento. Para que isso aconteça é preciso que haja falência da incorporação ou paralisação das obras por mais de 30 dias, sem justa causa. Para isso, é preciso convocar uma assembleia no prazo de 60 dias e com quórum de dois terços, para decidir se a obra irá continuar ou se o patrimônio será liquidado.

A submissão da Comissão de Representantes a Assembleia Geral

É importante ressaltar que, como dito acima, a Assembleia Geral tem a posição hierárquica dessa incorporação, por isso, cabe a Comissão responder a ela. Ou seja, todos os poderes e deveres da Comissão só serão válidos mediante uma decisão da Assembleia que pode impor limites a sua atuação, ou dar liberdade para que a Comissão atue com todos os poderes intactos.

Por exemplo, uma vez que seja autorizada vendas por pagamentos a vista, não cabe à Comissão aceitar pagamentos em prestações. Também, caso não haja permissão para a aplicação de descontos, a Comissão terá responsabilidade se aceitar valores menores do que os acordados.

Ficou bem claro que a Comissão de Representantes é uma entidade importante no decorrer de uma incorporação, ou de uma obra. Ela é fundamental, particularmente em casos especiais, em que ocorra algum atraso ou paralisação na obra.

Sua atuação com o patrimônio de afetação é particularmente importante, já que é este recurso que irá garantir que o imóvel continue a ser construído e que os adquirentes não irão ser prejudicados por qualquer problema na incorporação.

Por isso, deve ser algo a ser levado a sério. Vale lembrar que para garantir que a Comissão irá cumprir todas as funções e proteger os adquirentes, é uma ótima ideia contar sempre com profissionais especializados em diversos setores.

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