Entenda a importância da Auditoria em Obras da Construção Civil

Introdução

A auditoria é um processo do qual muita gente já ouviu falar, e pode até ter passado por ele, mas sem saber exatamente o que é. Nas obras, especialmente, esse processo é fundamental.
Segundo a sua definição, a auditoria é um processo de revisão de demonstrações financeiras, de transações e operações de um determinado projeto, ou de uma entidade como um todo.
Seus objetivos gerais e principais são dois: Garantir que a entidade ou o evento está cumprindo seus deveres e obrigações de acordo com a Lei, e, evitar desperdícios de qualquer tipo de recurso.
Por isso, muitas vezes, a auditoria não age apenas como um fiscal. Em certos casos ela pode até mesmo sugerir certas soluções para melhorias que não necessariamente são obrigações

A importância da auditoria

A importância desse trabalho fundamental pode ser bem resumida em uma única palavra: Confiabilidade. São os auditores que verificam documentos, registros contábeis, livros e qualquer outro ativo, de modo a garantir que todos os recursos de uma entidade ou de um processo estão sendo empregadas de maneira ideal.
Além deste conceito mais fiscalizador, a auditoria também pode colaborar para a melhoria desses processos. Já que por avaliar tão bem os pormenores das entidades e de seus procedimentos, pode encontrar erros ou oportunidades para melhorias.

Os tipos de auditoria

Cada auditoria é diferente. Seus objetivos irão ditar as atividades que auditoria irá cumprir, e os documentos que ela irá exigir.

Normalmente, são 3 tipos de auditoria:

Financeira: É a mais conhecida. Nela, são avaliadas as demonstrações financeiras de uma empresa, para garantir que ela opera de acordo com os princípios de contabilidade mais aceitos. 

Operacional: A auditoria operacional visa avaliar as operações de uma entidade em um contexto mais amplo. Ela avalia a administração, os aspectos técnicos e até mesmo o desempenho. 

De cumprimento: A auditoria de cumprimento tem um objetivo mais específico. Ela avalia os procedimentos de uma entidade, assim como suas formas de controle.

Nas obras, a auditoria acaba se tornando uma amálgama de todas essas.

A importância da auditoria nas obras

As obras, especialmente as maiores, envolvem um grande volume de recursos. Sejam financeiros, de materiais e humanos, são muitos ativos na realização de um projeto.

Com tantas variáveis, já que a obra, além de contar com todos esses recursos, é uma atividade naturalmente bem complexa e com inúmeros procedimentos, cada um desses ativos e momentos apresenta uma possibilidade de atividades impróprias.

A malícia existe, é claro, mas muitas vezes, esses problemas surgem por conta de erros inocentes, ou por informações desencontradas. É isso que a auditoria nas obras procura: garantir a incidência mínima de problemas.

E eles podem ser muitos. Por exemplo, sem a garantia de que a obra está sendo conduzida de acordo com os dispositivos legais previstos, podem ocorrer atividades prejudiciais ao meio ambiente, que não necessariamente ocorrem por má-fé, mas às vezes por certo desconhecimento. Com a auditoria, esse desconhecimento é eliminado.

Esse processo também irá garantir que, por exemplo, os pagamentos não sejam feitos por valores mais altos do que o previsto, seja durante os materiais usados na obra, como para os profissionais que irão fazer o serviço.

São diversos problemas que podem surgir durante uma obra. Alguns podem ter um impacto financeiro bem grande, outros, podem até mesmo paralisar ou impedir a sua conclusão, o que é inaceitável.

Uma obra paralisada é um problema muito sério, que atinge a sociedade de diversas formas. Primeiramente, já foi empregado o recurso para a conclusão dessa obra, que seja particular ou pública, segura um recurso que poderia ser aplicado em outra situação.

Além disso, se a obra está parada não existem os benefícios que surgem depois de a mesma estar completa. Por exemplo, no caso de um prédio, os inquilinos não podem morar, alugar ou vender, e quem teve a iniciativa não irá receber o retorno. Isso gera um efeito de cascata que pode atingir diversas pessoas.

Isso sem mencionar os inúmeros trabalhadores associados à obra e com etapas seguintes, que podem ter o seu sustento momentaneamente ameaçado.

Por isso, a auditoria é uma ferramenta fundamental para a retomada de obras. Ela também pode impedir a paralisação, encontrando problemas antes mesmo que eles surjam e corrigi-los uma vez que isso aconteça.

Como a auditoria ajuda a corrigir problemas nas obras?

A auditoria vai reconhecer os problemas em uma obra e ajudar a corrigi-los. Irão ser sugeridas medidas imediatas que vão permitir, por exemplo, que a obra volte a prosseguir, ou que fundos possam ser recebidos novamente. Para isso, existe uma série de procedimentos que auditoria avalia. Portanto, para entender como a auditoria em obras é importante, é necessário entender o que ela faz.

O planejamento da auditoria

Primeiramente, a equipe que irá fazer a auditoria vai fazer um planejamento. Para isso, ela vai conhecer o máximo possível sobre a obra, de modo a poder se programar de forma bem precisa, tanto de acordo com os locais que serão visitados, como com as prioridades necessárias para o andamento da obra. Assim, o processo é feito de maneira mais rápida e eficiente.

Com o planejamento, a auditoria consegue alcançar os pontos chaves da obra, para seguir um fluxo que, eventualmente, avalia todos os pontos.

Seguindo esse modelo os auditores conseguem certos “atalhos” que podem avaliar se houve outras fiscalizações. Por exemplo, se o TCU fiscalizou uma obra há dois anos, os auditores podem se focar em eventos após esse período. Essa é mais uma importância da auditoria: facilitar a execução da próxima.

É necessário também fazer uma pesquisa bem detalhada sobre todos os envolvidos na obra. Isso pode ser feito no Siafi, Sistema Integrado de Administração Financeira e no Siasg, Sistema Integrado de Administração e Serviços Gerais.

Com essa pesquisa o auditor é capaz de recolher dados sobre o volume de recursos orçados, os contratos envolvidos na obra, as empresas que irão executá-las, e outras unidades gestoras e financiadoras, se existirem.

É fundamental, evidentemente, também ter a mão todos os documentos usados no planejamento e na contratação da obra.

A execução da auditoria

Uma vez que o planejamento esteja feito, e a auditoria saiba os pontos principais que precisa avaliar, é o momento de partir para ação e começar a execução da auditoria.

O projeto básico

Esse passo começa pela avaliação do projeto básico, que é o planejamento para ele. Esse projeto pode, muitas vezes, revelar possíveis problemas antes mesmo que a auditoria os avalie. Por exemplo, estudos geotécnicos e estudos de viabilidade inconsistentes ou mesmo inexistentes, podem gerar problemas no decorrer da obra.

O projeto executivo

Em seguida, esse projeto é comparado com o projeto executivo. Este, como o nome indica, está mais voltado para a execução da obra, apresentando detalhes mais específicos sobre sua execução.

É fundamental que exista uma relação clara entre ambos os projetos.

A licitação

A licitação merece também uma avaliação bem detalhada, especialmente no caso de obras públicas. Afinal, o que estiver escrito nesse documento irá nortear o comportamento de todos os envolvidos, e da própria obra, até após a sua conclusão.

Os Contratos

A auditoria também avalia a validade dos contratos. Problemas nesse aspecto tem se tornado cada vez mais comuns, por isso a auditoria deve ser bem minuciosa.

Devem ser verificadas questões bem básicas, como possíveis alterações no projeto, cronogramas, especificações técnicas, aplicações da Lei a exatidão e outros. Um exemplo de uma verificação mais específica que deve ser feita, é a análise de modificações ou aditivos sem justificativa técnica, excedendo o limite de 25%. Isso é extremamente comum em obras públicas, mas pode ocorrer em qualquer obra.

A auditoria física da obra

Todos os aspectos descritos acima são “de escritório”, ainda que também sejam extremamente importantes. Mas, para fazer a auditoria completa é preciso fazer também a verificação durante a execução da obra.

Os pagamentos

O primeiro passo nesse caso, se dá em relação à medições e os pagamentos. Serviços feitos sem medições ou apenas com estimativas não exatas são uma grande fonte de problemas. Isso pode gerar consequências bem graves, como superfaturamento, quando feitos com certa malícia, ou problemas menos graves, mas ainda preocupantes, como um excesso de recurso gasto de maneira desnecessária.

Existem casos em que a empreiteira, ou os responsáveis pela obra, usam material diferente do que estava no contrato, de menor qualidade e mais barato, de modo a terem mais lucros.

Em ambos os casos é preciso estar com as especificações da obra bem claras, e garantir que tudo está de acordo com o escrito ali.

Porém, na grande maioria das vezes, não é auditoria que faz essa fiscalização, mas sim, um profissional que fica encarregado disso. A auditoria, neste caso, faz o trabalho de fiscalização do fiscal e pode usar o livro de ocorrências, também conhecido como diário de obras, para verificar o desempenho do fiscal em relação às especificações técnicas.

Neste momento são avaliados:

Localização 

  • Fundação 
  • Estrutura
  • Paredes e painéis
  • Cobertura
  • Instalações hidráulicas, elétricas, sanitárias e telefônicas
  • Impermeabilização
  • Esquadrias
  • Revestimentos e Forros
  • Limpeza da Obra 

A verificação de todos esses aspectos é fundamental para garantir a viabilidade da obra, e a integridade da estrutura uma vez que ela esteja completa. 

O aspecto financeiro da obra

O aspecto financeiro é um dos quais a auditoria tem o maior destaque. Nele, será fiscalizada a coerência entre todos os valores declarados, empenhados e liquidados, comparar o percentual executado com o seu custo e o que previsto no projeto, e por fim, estimar o valor necessário para a conclusão da mesma.

Por isso, fica claro que a auditoria é importante não somente por ser uma ferramenta de fiscalização externa, mas também interna. Essa avaliação pode determinar se irá faltar dinheiro para a conclusão da obra, para que algo seja feito sem que ela precise ser paralisada.

Uma das principais atribuições dos auditores no aspecto financeiro é a análise de custos. Normalmente, isso é feito através de uma comparação entre os valores iniciais e finais do contrato, já que são as alterações que ocorrem durante o processo que podem gerar uma discrepância, seja por conta de erros ou por má-fé.

O orçamento estimativo preliminar

A princípio, é feito um orçamento estimativo preliminar. Esse estudo é feito a partir da comparação com diversos indicadores como, por exemplo, os do SINAPI, o Sistema Nacional de Pesquisa de Custos e Índices na Construção Civil, que pode ser consultado no site da Caixa Econômica Federal.
Outra opção é o CUB, Custo Unitário Básico, que é um parâmetro para a construção de diversos ativos da construção civil. É calculado mensalmente por diversos Sindicatos da Indústria do país.
É claro que isso é apenas uma estimativa, e mesmo elas às vezes não são completas. O CUB, por exemplo, não avalia preços de elevadores e outros itens especiais. O ideal é o auditor calcular esses valores a parte.
Isso quer dizer que sempre é preciso contextualizar a obra a suas características específicas, seja de instalações, materiais usados e localização.

Porém, caso haja alguma discrepância muito grande entre os valores projetados e os reais, a auditoria precisa ir um pouco mais fundo para determinar exatamente o problema.

As análises de orçamento

Para isso servem as análises de orçamento. São elas que irão determinar mais especificamente como foi gasto o recurso financeiro, e assim, poder localizar onde ocorreu, e porque ocorreu, uma determinada diferença.

Os orçamentos podem ser de dois tipos: Sintético e Analítico.

No sintético, o custo é representado por valor por unitário, dividido entre mão de obra e material. Neste caso, a análise da auditoria é feita através da comparação com os valores mencionados acima, contextualizando para as especificidades da obra.
Já o orçamento analítico trabalha em cima da composição de custos unitários. Essa medida faz uma relação dos custos necessários para a execução de cada serviço, incluindo os encargos sociais. Por isso, por ser mais detalhado, é ele que vai esclarecer onde ocorreram as discrepâncias entre os valores esperados.

Vale ressaltar que é normal e esperada uma diferença entre os valores. Afinal, as estimativas, e até mesmo os indicadores não são exatos, e existem diversos fatores que influenciam nesse valor.

Esse aspecto fundamental da auditoria ajuda a esclarecer como o recurso financeiro foi usado. Saber se ele foi empregado da maneira correta e no valor correto, é fundamental para a confiabilidade da obra e de todos os envolvidos.

A auditoria após a conclusão da obra

Uma vez que a obra esteja completa, o trabalho da auditoria ainda continua. Primeiramente, na avaliação da sua qualidade. Qualquer problema de infraestrutura pode gerar muito gasto, e muita dor de cabeça, para os líderes da iniciativa, por conta de possíveis consequências na funcionalidade.

Nesse momento, o auditor e sua equipe fazem uma revisão de todos os aspectos anteriores. Ele, por exemplo, verifica se o contrato foi cumprido na sua totalidade, e se os prazos foram cumpridos. A auditoria também pode auxiliar na emissão de documentos chave, como o Habite-se.

A auditoria e o patrimônio de afetação 

Existe ainda, uma relação entre a auditoria e o patrimônio de afetação. Este ocorre quando há uma separação de bens de um incorporador, de modo a garantir a construção e entrega do futuro projeto aos adquirentes, mesmo em casos de falência ou insolvência.
Durante todo o projeto e o processo, a incorporação tem o dever de informar aos adquirentes o andamento da obra a cada três meses. É preciso também, informar possíveis datas projetadas para o término da obra.
Quanto ao aspecto financeiro, é o patrimônio de afetação que irá fornecer suas condições financeiras e balanços contábeis corroborados por profissionais.

É a auditoria que irá garantir a prestação de contas desse patrimônio de modo seja feita de forma clara e integral para a Comissão de Representantes. Essa inclusive tem direito total ao acesso aos livros, a obra e aos demais documentos da incorporação, podendo inclusive acionar uma auditoria se julgar necessário.
A Comissão de Representantes é um órgão constituído por todos os adquirentes de modo a representá-los e acompanhar todo o andar da obra, desde o seu início até as entregas das unidades.
Recomenda-se a contratação de uma auditoria, que deve ser física, contábil/financeira e jurídica, para fiscalizar e acompanhar a obra. Este auditor, e sua equipe, irão ter acesso a todas as informações da incorporação, sob pena de responsabilidade.
Essa nomeação não aplica à comissão qualquer responsabilidade sobre a qualidade da obra, pelo prazo de entrega ou por quaisquer deveres que sejam cabíveis a construção do projeto desejado. A auditoria está lá apenas como órgão fiscalizador. As obrigações ainda são da incorporação.

Conclusão

Consultoria e auditoria em obras

Por isso a auditoria nas obras é tão importante. Ela vai trazer confiabilidade para todos os processos, desde o planejamento, até a execução e conclusão.

Esse controle vai garantir que o produto final tenha toda qualidade e que os recursos financeiros foram protegidos.

Além disso, a auditoria pode agir como uma ferramenta para a retomada das obras, garantindo que o problema seja encontrado e corrigido, para que o processo possa seguir adiante sem nenhum outro problema.

Em momentos de fragilidade, quando indicamos a contratação de uma equipe de consultoria e auditoria especializada em obras, logo vem a preocupação quanto ao investimento para realização desse trabalho, mas podemos afirmar que esse trabalho quando bem realizado proporciona ainda mais economia e segurança ao empreendimento.

Por isso, uma equipe de consultoria e auditoria é fundamental para que a obra tenha sucesso.

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